イベント参加者のフォローメルマガをどう運用するか

最近、メルマガ担当者さんとイベントで会うことがあるのですが、本当に手探りでやっていることが多く、大変そうだなぁと思っています。

まずはレベルを確認するために、

「データベースってどんな構造ですか?」
「CSVファイルのインポートなどは、ルーチンで回せていますか?」
「メルマガの運用ポリシーってありますか?」
「何か評価の指標は入れていますか?」

と矢継ぎ早に質問をしていきます。
しかし、ほとんど目を白黒させたまま回答がありません。

上司から

「とにかくやってみて」
「なんとかなるよ」

と言われている方が多く、まったく現場にノウハウがない。
そのため、素人同然でスタート

そのようなツライ立場の担当者さんが多いのです。

展示会からのメルマガフォロー。
名刺交換からのフォロー。

そのような運用をスタートさせると、間違ったことをしてしまうことがあります。

そこで、今回は「イベント参加者のフォローメルマガをどう運用するか」について解説します。

データベース設計がキモ

メルマガ配信のためには、配信用のデータベースが必要です。

たとえば、

お名前(姓)
お名前(名)
メールアドレス
都道府県
住所(番地まで)
住所(ビル・建物名)
会社名
部署名
役職
電話番号
携帯番号
ファクス番号
URL

こういった基本情報を入れることもあるでしょう。

そもそもデータベースには、使わない項目は入れるべきではありません。

あとで、郵送物を送るなら、部署名・役職名などの項目は必要です。
しかし、郵送物を送らないなら、このように項目はあるだけ無駄。

また、決定権がある人に連絡をしたい。
そのような要望があるなら

決定権 ある/ない

このような項目を設けて、決定権がある人だけを抽出してメールが送れるようにしたらいいのです。

「部長」「社長」「マネージャ」をor検索してもいいのですが、それでは正確な抽出とは言えません。
個人事業の方もいるかもしれません。イベント会場で、決定権まで聞くべきです。

本来データベースへの登録時に、決定権があるかないかを判断して入れればいいのです。
このように、あとの運用を考えてデータベースを設計するべきです。

展示会に出展する企業なら、こう使おう!

たとえば、CRMイベントに頻繁に出る企業さんの場合

CRM2014春 参加/不参加
CRM2014秋 参加/不参加
CRM2015春 参加/不参加
CRM2015秋 参加/不参加
CRM2016春 参加/不参加
CRM2016秋 参加/不参加

のようにデータベースを構築しがちです。

イベント参加が増えれば増えるほど、この項目が増えます。

弊社でも以前このような管理をしていましたが、セミナーの数が多すぎて収拾がつかなくなってきました。
弊社はビジネスメールのセミナーを自社セミナールームで年間100回以上開催しています。

どれに出たのか、というのは大事ではありません。

出たことがあるのか。
いつ出たのか。

これが重要なのです。

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)

という項目に対して

2016年9月20日

という日付を入れています。

日付が入っていなければ、参加をしたことがない。
日付が入っていれば、いつ参加をしたのかが分かるわけです。

つまり、【ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)】の項目が空白の人だけを絞り込めば、セミナーの告知が簡単にできます。

そして、日付を見て抽出をすれば参加のお礼が簡単にできます。

展示会に出る企業さんは、このような形でデータベースを組むと運用がとっても楽になりますよ!

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ABOUTこの記事をかいた人

平野友朗。株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役/一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事/ビジネス実践塾 主宰。 1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。広告代理店勤務を経て、2003年、日本で唯一のメルマガ専門コンサルタントとして独立。メールコミュニケーションの専門家として知られる。得意とする分野は、メールマーケティング、メール営業、時間短縮などの業務改善。ウェブマーケティングの戦略立案やメルマガ・ウェブサイトの改善。メディア戦略を含めたブランド構築や出版プロデュースなど多岐に渡る。自らのメルマガ「平野友朗の思考・実践メルマガ【毎日0.1%の成長】」では、コミュニケーションデザインやウェブマーケティングに有益な情報を送り続けている。